Đánh giá

Trong thời buổi hội nhập ngày nay, chắc hẳn nhiều doanh nghiệp sẽ có nhiều đối tác, khách hàng hay nhà cung cấp là người nước ngoài. Do đó, việc tổ chức cuộc họp tiếng Anh là một yêu cầu cơ bản về tiếng Anh giao tiếp với người đi làm. Trong bài viết này, LingoStar sẽ giới thiệu đến bạn cách tổ chức cuộc họp tiếng Anh hiệu quả và giới thiệu các từ vựng, cấu trúc tiếng Anh trong cuộc họp. Hi vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn tự tin hơn và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình.

Thân bài:

Để tổ chức cuộc họp tiếng Anh, bạn có thể tham khảo quy trình sau đây. Ở mỗi bước, LingoStar sẽ giới thiệu kèm một số từ vựng và cấu trúc tương ứng với giai đoạn đó trong quy trình tổ chức cuộc họp tiếng Anh.

1. Cần chuẩn bị gì trước khi tổ chức cuộc họp Tiếng Anh

Việc đầu tiên khi tổ chức cuộc họp bằng tiếng Anh là bạn cần chọn thời gian, địa điểm, lên chương trình cuộc họp và danh sách người tham dự. Sau đó, bạn cần gửi giấy mời đến tất cả những người tham dự. Việc gửi giấy mời cần được thực hiện trước khi cuộc họp diễn ra ít nhất 15 ngày. Trong giấy mời, bạn có thể nhắc người dự họp về những việc họ cần làm để chuẩn bị cho buổi họp cũng như trang phục khi tới dự họp.

Tiếp theo, từ chương trình cuộc họp, bạn nên lên sơ bộ các nội dung bạn sẽ phải trình bày trong cuộc họp. Vì nhiệm vụ của bạn là tổ chức một cuộc họp tiếng Anh nên công việc có đôi chút phức tạp hơn. Bạn cần tìm hiểu trước một số từ vựng và mẫu câu tiếng Anh liên quan đến nội dung cuộc họp để có thể thể hiện một cách tự tin và trôi chảy nhất.

Vào ngày diễn ra cuộc họp, bạn nên photo chương trình cuộc họp và phát cho người tham dự để họ có thể nắm bắt nội dung dễ dàng hơn.

agenda cuộc họp tiếng Anh

Mẫu chương trình tổ chức cuộc họp bằng tiếng Anh bạn có thể tham khảo ở đây.

Từ vựngÝ nghĩa
Meetings – Cuộc họp
run/lead/chair a/the meeting(s)dẫn dắt cuộc họp
a kickoff meetingcuộc họp mở đầu cho một chuỗi
a brainstorming meetingcuộc họp lên ý tưởng
teleconference/videoconferencecuộc họp trực tuyến
Agenda – Lịch trình buổi họp
send out an agendagửi lịch trình cuộc họp cho người tham dự
print out an agendain lịch trình buổi họp
an item on the agendamột nội dung trong chương trình họp
Attendee – Người tham dự
meeting attendee(s)người tham dự cuộc họp
participant in a meetingngười tham dự cuộc họp
Minutes – Biên bản họp
take minutesviết biên bản họp
send out/distribute minutesphát biên bản họp cho người tham dự
approve minutesthông qua biên bản họp
Từ vựng sử dụng khi tổ chức cuộc họp bằng tiếng Anh:

2. Cách mở đầu khi tổ chức cuộc họp tiếng Anh

Ở phần mở đầu, bạn cần giới thiệu mục đích và những nội dung chính sẽ được thảo luận trong buổi họp. Nếu đó là một buổi họp trong một chuỗi nhiều buổi, bạn có thể tóm tắt sơ lược kết quả của buổi họp trước. Sau đó, bạn cần giới thiệu những người tham dự buổi họp và vai trò của họ. Bạn cũng nên thông báo nếu có thành viên vắng mặt vì lý do cá nhân để tất cả mọi người được biết. Phần mở đầu khi tổ chức cuộc họp tiếng Anh thường cố định, nên bạn hoàn toàn có thể chuẩn bị trước để buổi họp “đầu xuôi đuôi lọt”.

Một số mẫu câu bạn có thể sử dụng để mở đầu cuộc họp tiếng An

Cấu trúcÝ nghĩa
Starting a Meeting – Mở đầu cuộc họp tiếng Anh
OK, let’s get started.OK, chúng ta bắt đầu thôi.
Okay, let’s begin. Firstly, I’d like to welcome you all.Okay, chúng ta bắt đầu thôi. Đầu tiên, tôi muốn chào mừng tất cả mọi người đã tới dự buổi họp.
Shall we get down to business?Chúng ta vào việc thôi nhỉ?
Making Introductions – Giới thiệu bản thân và những người tham gia cuộc họp
This is (Name) from (department/company).Tôi là … ở phòng ban …
Let’s take a couple of minutes for people to introduce themselves.Chúng ta hãy dành một vài phút để giới thiệu bản thân.
For those of you who don’t know me yet, I am …Với những ai chưa biết tôi thì tôi là …
Stating the objectives – Nêu mục đích buổi họp
Today we need to …Ngày hôm nay, chúng ta sẽ cần …
By the end of this meeting, I hope we’ll …Đến khi kết thúc buổi học này, tôi hi vọng chúng ta sẽ
Setting the agenda – Thông qua lịch trình tổ chức cuộc họp tiếng Anh
This/Here is what’s on our agenda today.Đây là lịch trình cuộc họp hôm nay.
If we have time, we’ll also discuss…Nếu có đủ thời gian, chúng ta sẽ thảo luận thêm…
As you’ll see from the agenda…Như bạn đã thấy trong lịch trình,…
Timing – Đưa ra thời gian kéo dài dự kiến của cuộc họp
This meeting should take about two hours…Cuộc họp này sẽ diễn ra trong vòng 2 tiếng.
The meeting is due to finish at…Cuộc họp này dự kiến sẽ kết thúc lúc…
I’d like to keep each item to ten minutes.Mỗi nội dung chúng ta sẽ thảo luận 10 phút.
Defining roles – Xác định vai trò của người tham gia khi tổ chức cuộc họp bằng tiếng Anh
…, could you take the minutes?…, bạn có thể viết biên bản họp được không?
… is going to take us through …… sẽ trình bày về nội dung …

3. Trong khi tổ chức cuộc họp tiếng Anh

Để tổ chức một cuộc họp tiếng Anh tích cực và hiệu quả, bạn nên chú ý giao tiếp bằng ánh mắt với người tham dự và đồng thời khuyến khích họ đưa ra ý kiến, quan điểm với bất kỳ nội dung nào liên quan đến chương trình họp. Tuy nhiên, bạn cũng cần kiểm soát chặt chẽ thời gian, tránh để muộn quá nhiều so với chương trình đã đề ra.

Khi tổ chức cuộc họp tiếng Anh, bạn cũng nên chọn một người tham gia đóng vai trò là thư ký cuộc họp. Nhiệm vụ của thư ký sẽ là ghi lại những điểm chính, các câu hỏi chưa được giải quyết và các nhiệm vụ tiếp theo. Những ghi chú này sẽ giúp bạn viết tóm tắt của cuộc họp và cập nhật thông tin cho những người không tham dự. Mẫu biên bản họp bằng tiếng Anh

Để tổ chức cuộc họp tiếng Anh hiệu quả, bạn có thể tham khảo một số mẫu câu như:

Cấu trúcÝ nghĩa
Introducing the First Topic – Giới thiệu vấn đề thảo luận đầu tiên khi tổ chức cuộc họp tiếng Anh
Shall we start with…?Chúng ta sẽ bắt đầu với nội dung về … nhé?
(Name) is going to show us…… sẽ giới thiệu cho chúng ta về nội dung …
Closing an item – Kết lại một chủ đề thảo luận mới
Right, I think that covers the first item.Tôi nghĩ vậy là đã bao quát được hết nội dung đầu tiên.
Shall we leave that item here?Chúng ta sẽ chuyển sang vấn đề khác nhé?
If nobody has anything else to add, we will move to the next item.Nếu không ai có ý kiến gì nữa, chúng ta sẽ chuyển sang nội dung tiếp theo của cuộc họp.
Next item – Mở ra một vấn đề mới
Let’s move on to the next item…Chúng ta cùng chuyển sang vấn đề tiếp theo..
Now we come to the question of…Bây giừo chúng ta sẽ thảo luận về vấn đề…
Managing Time – Kiểm soát thời gian
Are you/we ready to make a decision?Chúng ta đã đủ thông tin để đưa ra quyết định chưa?
We have … more minutes.Chúng ta còn … phút nữa để thảo luận về vấn đề này.
We need to / We should watch the time here.Chúng ta cần phải thảo luận nhanh hơn.
Managing the Discussion – Phát triển cuộc thảo luận
(Name), what do you think?…, bạn nghĩ sao về vấn đề này?
OK, thanks (Name). You made a good point.OK, cảm ơn … Quan điểm của bạn rất hay.
I’m glad you brought that up. (bring up an idea / a topic)Quan điểm của bạn rất hay.
Does anyone want to add anything?Có ai muốn bổ sung thêm gì nữa không?
Keeping the Discussion on Track – Phát triển cuộc họp đi đúng hướng
Let’s continue this in our next meeting or by email.Chúng ta sẽ tiếp tục nội dung này trong buổi họp sau hoặc qua email nhé.
Can we come to that in a moment?Chúng ta có thể thảo luận vấn đề này trong phần sau được không?

4. Kết thúc

Để kết lại những nội dung được thảo luận trong buổi họp, mọi người thường chọn cách tổng kết lại các nội dung chính đã được nói đến và nhắc nhở mọi người về các nhiệm vụ tiếp theo. Ngoài ra, người chủ trì cuộc họp cũng nên gửi lời cảm ơn nồng nhiệt đến những người tham dự đã tích cực đóng góp ý kiến khi thảo luận. Bạn đã mất rất nhiều công sức để chuẩn bị và tổ chức cuộc họp bằng tiếng Anh, vậy nên hãy tạo một cái kết đẹp cho cuộc họp nhé!

Bạn có thể tham khảo một số cách kết thúc tổ chức cuộc họp bằng tiếng anh như sau:

Cấu trúcÝ nghĩa
Completing the agenda – Kết thúc lịch trình cuộc họp
Right, it looks as though we’ve covered the main areas/ main points.Có vẻ là chúng ta đã thảo luận hết tất cả các nội dung chính rồi.
Is there anything more to discuss?Có còn vấn đề gì cần thảo luận thêm nữa không?
Summarizing – Tổng kết cuộc họp
So we’ve agreed/decided to (verb).Chúng ta đã đưa ra quyết định về việc…
Good. We’ve agreed/decided on (noun).Chúng ta đã đưa ra quyết định về việc…
Assigning Next Tasks – Nhiệm vụ tiếp theo
Here are things we’re going to follow up on.Đây là những việc tiếp theo chúng ta cần làm
(Name) is going to (action)… sẽ thực hiện …
At our meeting next week we’ll…Vào buổi họp tới, chúng ta sẽ …
Setting the agenda – Thông qua lịch trình cuộc họp
So, I hope everything’s clear.Tôi mong mọi người đã rõ các nội dung của buổi họp
Let me just clarify one thing.Để tôi nói cụ thể hơn một điểm nữa.
Closing – Kết thúc cuộc họp
All right. Thanks everyone.Cảm ơn tất cả mọi người
OK, good meeting. Thank you for your contribution.Ok, một buổi họp hiệu quả. Cảm ơn đóng góp của tất cả mọi người
Cấu trúc cần biết khi kết thúc cuộc họp bằng tiếng Anh

Tổ chức một cuộc họp bằng tiếng Anh là một trong những yêu cầu cơ bản của các doanh nghiệp hiện nay. Bài viết đã đưa bạn qua từng bước trong quy trình tổ chức cuộc họp bằng tiếng Anh. Hi vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hành trang vững chắc để tổ chức cuộc họp bằng tiếng Anh với khách hàng, đồng nghiệp, đối tác,… và tự tin hơn trong giao tiếp ở môi trường công sở. Để biết thêm nhiều kiến thức thú vị về tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm, mời bạn đọc theo dõi những bài viết tiếp theo trên trang web LingoStar.