Đánh giá

Email là hình thức giao tiếp phổ biến nhất trong doanh nghiệp. Do đó, việc viết đúng cấu trúc email tiếng Anh là một yêu cầu bắt buộc. Mặc dù email thông thường không cần quá trang trọng như thư, nhưng email chuyên nghiệp để tạo thiện cảm với người nhận thông tin. Vậy cấu trúc email chuẩn gồm những phần nào? Trong series những kiến thức thú vị về tiếng Anh giao tiếp lần này, LingoStar sẽ giới thiệu cho các bạn cấu trúc email tiếng Anh và gợi ý một số mẫu câu hay dùng để viết email chuyên nghiệp và đời thường.

5 bước đơn giản trong cấu trúc email tiếng anh

1. Cấu trúc email tiếng Anh chuyên nghiệp

1.1. Chọn tiêu đề rõ ràng

Tiêu đề của Email tiếng Anh
Tiêu đề của Email tiếng Anh

Dòng chủ đề của email là thứ mà người nhận sẽ nhìn thấy trong hộp thư đến của họ trước khi họ mở email ra xem. Vì vậy, tiêu đề trong cấu trúc email tiếng Anh cần đảm bảo truyền đạt được điều bạn muốn họ làm hoặc tại sao họ cần xem email bạn gửi.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu câu sau cho tiêu đề email của mình:

  • Request for more information
  • Action needed: a contract is attached below
  • Strategy meeting this Tuesday?
  • Event Coordinator Job Application
  • Invitation to apply: Outreach Intern
  • Met at Networking Event: Resume Attached

Bạn có thể thấy không có quy tắc ngữ pháp hoặc dấu câu nghiêm ngặt nào trong tiêu đề. Bạn chỉ cần soạn một dòng tiêu đề thống nhất và đúng chính tả của bạn là chính xác.

Tuy nhiên, có một lưu ý mà nhiều người hay nhầm lẫn: Bạn không nên viết hoa toàn bộ tiêu đề. Nó làm cho người đọc cảm tưởng như bạn đang hét vào mặt mọi người vầ điều đó là không cần thiết.

1.2. Mở đầu cấu trúc email tiếng Anh bằng một lời chào

Lời chào là dòng đầu tiên trong email. Bạn có thể chào một cách đơn giản như:

  • Hello [Tên người nhận],
  • Hi [Tên người nhận],

Một lưu ý là chúng ta không thêm dấu phẩy vào giữa “Hello” và tên người nhận, kể cả khi chúng ta vẫn thường dùng như vậy trong nhiều trường hợp khác (“Hello, Danny!”).

“Hi” hay “hello” nghe có vẻ không trang trọng, nhưng chúng đều đạt tiêu chuẩn trong giao tiếp kinh doanh . Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy cần email chuyên nghiệp hơn, bạn có thể viết:

  • Dear [Tên người nhận],

Nếu như bạn không biết tên người nhận, bạn có thể sử dụng một số lựa chọn sau cho lời chào trong cấu trúc email tiếng Anh:

  • Greetings,
  • Hello there,
  • Dear Hiring Manager,
  • Dear Recruiting Director,
  • Dear [Company Name] Team,
Lời chào trong cấu trúc Email tiếng Anh
Lời chào trong cấu trúc Email tiếng Anh

Nếu bạn biết tên của người mà bạn đang viết thư cho, nhưng bạn không biết rõ về họ, bạn có thể sử dụng kính ngữ như Ms., Mr. hoặc Dr. nếu bạn biết giới tính của họ.

Nhưng bạn không nên dùng “Mrs.” cho một người phụ nữ nếu bạn không chắc chắn tình trạng hôn nhân của cô ấy. Vì vậy, bạn có thể viết:

  • Hello Ms. Johnson,
  • Dear Dr. Sanchez,

Nếu bạn cũng không rõ về giới tính của họ, bạn hoàn toàn có thể chỉ sử dụng tên và họ là đủ.

1.3. Viết lời mở đầu

Trong cấu trúc email tiếng anh, dòng mở đầu có lẽ là một trong những phần khó viết nhất.

Tuy nhiên, như một cử chỉ lịch sự, đó là một điều cần thiết để thể hiện rằng bạn rất quan tâm đến người nhận email.

Bạn có thể sử dụng các cụm từ như, “I hope you are doing well,” hay “I hope you had a good weekend” nhưng nếu được, bạn nên cá nhân hóa thêm một chút, ví dụ như:

  • I hope things in Hồ Chí Minh city are going well.
  • I hope you have been enjoying the cool weather we’re having.
  • I hope you had a smooth trip back from Korea.
  • I hope you’re surviving tax season.

Hoặc bạn hoàn toàn có thể bắt đầu email bằng một câu hỏi lịch sử, như:

  • How are you?
  • Have you been able to get settled in?
  • How are things going in Dallas?

1.4. Nội dung chính của email chuyên nghiệp

Phần tiếp theo trong cấu trúc email tiếng Anh là nơi bạn truyền đạt mục đích của mình thông qua email này. Thông thường, bạn viết email bằng tiếng Anh cho những người mà bạn không biết rõ lắm. Và, tất nhiên, bạn muốn tạo ấn tượng tốt với họ về sự chuyên nghiệp và chỉn chu.

Bạn có thể tự đặt ra các câu hỏi sau: Tôi có cần nhắc họ nhớ tôi là ai không? Tôi có cần cung cấp cho họ bối cảnh của thông điệp mình muốn truyền tải không?

Viết lý do gửi email

  • I’m reaching out because…
  • As you may know, our department is currently looking for someone to…
  • A colleague of mine recently informed me about a job opening in your company, and so…
  • You mentioned in our last meeting that you wanted to focus on content strategy, so I suggest that…

Nêu những việc bạn muốn người nhận sẽ thực hiện sau khi đọc email

Đây có thể coi là phần cốt lõi nhất trong cấu trúc email tiếng Anh của bạn. Hầu hết các email chuyên nghiệp đều mang một yêu cầu hành động nhất định. Điều quan trọng là bạn phải rõ ràng nhất có thể về những hành động mà bạn cần người đọc thực hiện:

  • Let me know what you think about my ideas/suggestions.
  • Let me know when you will be available to meet next week.
  • Please review the following attachments before our next meeting.
  • Can you please review the agenda for the meeting and let me know if you have any suggestions?

Kết thân bài

Trước khi bạn kết thúc phần thân bài, bạn nên dành một hoặc hai câu để bày tỏ bạn muốn lắng nghe ý kiến của người nhận:

  • Feel free to reach out if you have any questions.
  • Let me know if you need any clarification.
  • Please let me know if you have any feedback or suggestions.
  • Don’t hesitate to let me know if you need more time.

1.5. Phần kết trong cấu trúc email bằng tiếng Anh

Phần kết thúc sẽ gói lại email của bạn. Mặc dù bạn đang viết email chuyên nghiệp nhưng phần kết thúc vẫn nên thể hiện tình cảm và sự tôn trọng của bạn với người nhận. Nhưng đừng dành quá nhiều thời gian cho nó. Một lưu ý duy nhất khi viết phần kết là bạn cần viết hoa từ đầu tiên của dòng.

Bạn có thể tham khảo một số ví dụ sau đây:

  • Best,
  • Warm regards,
  • Regards,
  • Thank you,
  • Sincerely,
  • Warmly,
  • Kind regards,

Bên cạnh một cấu trúc email tiếng Anh đúng chuẩn, bạn cũng nên để ý đến cách đặt tên email chuyên nghiệp. Địa chỉ email cũng thể hiện sự chỉn chu và nghiêm túc của bạn trong công việc, qua đó tạo thiện cảm với khách hàng.

2. Ví dụ về một email hoàn chỉnh

Trong phần trước, bạn đã biết được từng phần cụ thể của cấu trúc email tiếng Anh, việc của bạn bây giờ là ghép lại thành một email chuyên nghiệp. Đây là một ví dụ về cấu trúc email tiếng Anh follow up cuộc họp:

Subject: [Brainstorm meeting follow-up]

Hello everyone,

Once again, I want to thank you all for coming to our most recent Brainstorm meeting. The participation and thoughts of everyone in attendance really amazed me.

As promised, I’ve attached a meeting minute that contains everything we talked about along with some goals and next steps after the meeting.

Please read the attachment and talk to your teams about it. Then, by the end of the day on Friday next week, I’d like an email report on how each of your divisions plans to carry out those objectives. Please don’t hesitate to get in touch with us before Friday if you have any questions or if you need more time for whatever reason.

Thank you,

Anny Nguyen.

Một tình huống khác cũng cần bạn phải sử dụng tiếng Anh giao tiếp trong cấu trúc email là khi bạn cần yêu cầu một thông tin từ phòng ban khác, ví dụ như:

Subject: [Request for sales data of product A in Q1]

Dear Sales Department,

It’s John, from Supply Chain Department.

It’s the beginning of Q2 now. It’s high time we reviewed the demand forecast last quater to make improvement for the future. As a result, Supply Chain Department needs the actual sales data in Q1 to make some analysis.

Please send us the data in xlsx format before 5 p.m. this Friday (20/5) by replying to this email.

Please contact me if there is some inconvenience.

I’m looking forward to hear from you soon.

Thank you,

John Brown.

3. Cấu trúc email tiếng Anh đời thường

Ngoài viết email chuyên nghiệp, chúng ta đôi khi cũng viết những email thân mật cho bạn bè, gia đình, hoặc để nhanh chóng truyền đạt một thông tin nào đó đến đồng nghiệp.

Cấu trúc Email tiếng Anh đời thường
Cấu trúc Email tiếng Anh đời thường

Chọn tiêu đề thân mật

Tiêu đề trong cấu trúc email tiếng Anh thân mật vẫn quan trọng, nhưng bạn có thể sử dụng giọng điệu thân thiện hơn, ví dụ như:

  • Here’s the schedule
  • Here’s the video you asked about
  • Check out this article!
  • Read this!

Bắt đầu bằng một lời chào ấm áp

Khi chào hỏi ai đó trong một email thân mật, chúng ta có thể nói một cách đời thường “hey” hoặc “hi” hoặc chúng ta có thể chỉ gọi họ bằng tên. Chúng ta cũng có thể sử dụng thêm dấu chấm than hoặc biểu tượng cảm xúc để thể hiện sự hào hứng, thân thiện:

  • Hey [Name],
  • Hi [Name],
  • Hey there!
  • Hi!
  • Hey!

Khi viết email thân mật cho những người thân thiết, bạn nên tiết kiệm thời gian cho họ, vì vậy tốt nhất là bạn nên ngắn gọn nhất có thể.

  • Here’s the schedule you asked for.
  • Here’s the video. Hope you enjoy it!
  • The meeting’s at 5:00 pm. See you there!
  • Can you send me that file again? Thanks!

Cách kết một email informal

Bạn không cần quá lo lắng về phần kết trong cấu trúc email tiếng Anh thân mật! Bạn có thể sử dụng các mẫu câu như:

  • See you later,
  • Take care,
  • See you soon,
  • Thanks,
  • Happy Friday,
  • Have a good weekend!

Ghép lại các phần, bạn đã hoàn thành một email thân mật đơn giản. Bạn có thể tham khảo ví dụ sau đây khi muốn cảm ơn bạn bè vì một sự giúp đỡ nào đó

Hey Linh,

Thanks for the notes. You’re the best!

See you later,

Ann.

Một trường hợp khác hay sử email thân mật nhất đó là viết email mời sinh nhật bằng tiếng Anh. Nếu bạn có những người đồng nghiệp hay bạn bè là người nước ngoài, bạn muốn mời họ tới tham dự bữa tiệc sinh nhật của mình, bạn có thể tham khảo ví dụ sau đây:

Dear Ann,

How are you today? I’m happy to tell you that next Tuesday is 25th my birthday. I am going to celebrate this day with a small party with my beloved people. It’s a barbeque party in my garden. After the dinner, we will play some board game and sing. The party will start at 6 p.m this Tuesday.It’s my pleasure to invite you and your boyfriend to come and join me for this party. Hope that we will have lots of fun this evening.

Call me if there is any inconvenience with you.

I’m looking forward to hearing from you.

Love,

Linh.

Bài viết đã giới thiệu cấu trúc email tiếng Anh sử dụng trong môi trường doanh nghiệp và cả đời thường. Đây là công cụ cơ bản để bạn giao tiếp một cách tự tin bằng tiếng Anh với bạn bè và đồng nghiệp Mời bạn đọc theo dõi trang web LingoStar để tìm hiểu thêm nhiều kiến thức thú vị về tiếng Anh giao tiếp nhé!