Đánh giá

Chắc hẳn để phục vụ cho công việc, có nhiều lần bạn phải viết đề xuất (proposal) bằng tiếng Anh nêu lên ý kiến của mình với cấp trên. Viết proposal thường là một trong những bước chuẩn bị đầu tiên cho các cuộc họp brainstorming của doanh nghiệp. Trong bài viết này, LingoStar sẽ hướng dẫn bạn 6 bước để viết đề xuất tiếng Anh hiệu quả. Mời các bạn đón đọc nhé!

Đề xuất tiếng Anh là gì

Thân bài

1. Đề xuất tiếng Anh là gì?

Đề xuất tiếng Anh là một tài liệu bằng văn bản phác thảo tất cả thông tin sẽ được truyền đạt tới các bên liên quan, bao gồm thời gian, ngân sách, mục tiêu và chi tiết giải pháp. Đề xuất của bạn cần phải tóm tắt toàn bộ giải pháp và thuyết phục người đọc rằng bản đề xuất tiếng Anh của bạn đáng cân nhắc.

Cho dù bạn viết đề xuất tiếng Anh cho dự án nào thì viết proposal cũng nhằm đạt được một số mục tiêu:

  • Thuyết phục nhà tài trợ
  • Có được sự đồng ý của các bên liên quan
  • Tạo ra động lực để cố gắng

2. Cách viết đề xuất tiếng Anh

Bạn cần thực hiện quy trình 6 bước dưới đây để soạn thảo một bản đề xuất tiếng Anh đúng chuẩn. Tất nhiên, bạn cũng cần phải thực hiện một số điều chỉnh cần thiết để phù hợp với đối tượng mục tiêu. Tuy nhiên, một bản đề xuất tiếng Anh cần có các phần cơ bản như:

2.1. Tóm tắt vấn đề

Phần tóm tắt trong đề xuất tiếng Anh sẽ giới thiệu tổng quan về ý tưởng của bạn. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án, bản tóm tắt đề xuất tiếng Anh của bạn cần đảm bảo được các yếu tố khác như

  • Vấn đề mà bạn cần giải quyết
  • Giải pháp mà bạn đề xuất
  • Dự án của bạn sẽ mang lại

Trong phần tóm tắt, bạn chỉ cần nói qua một cách sơ lược chứ không cần đi quá sâu vào một chủ đề nào cả. Các nội dung chi tiết sẽ được trình bày cụ thể hơn trong phần sau của đề xuất tiếng Anh.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu câu sau khi viết tóm tắt trong đề xuất tiếng Anh:

Ví dụGiải nghĩa
Overall, I propose we should decrease the number of late orders by recruiting 2 more people for the sorting process. I believe it can help us to increase the customer satisfaction and return orders by 10%Nhìn chung tôi đề xuất chúng ta nên giảm số lượng đơn hàng bị trễ bằng cách tuyển thêm hai nhân công cho khâu phân loại hàng hoá. Làm vậy sẽ giúp chúng ta tăng sự hài lòng của khách hàng và tỷ lệ mua lại thêm 10%
My proposal focuses on how to increase sales revenue by 10% this month. In order to do that, we may launch a promotion campaign on the 3rd day of the month to engage more customers.Đề xuất của tôi hướng tới việc tăng doanh thu thêm 10% vào tháng này. Để làm được điều đó, chúng ta nên tổ chức 1 chiến dịch khuyến mãi vào ngày 3 của tháng để kích cầu.

2.2. Bối cảnh của dự án khi viết proposal tiếng Anh

Trong phần 2 của đề xuất tiếng Anh, bạn nên giới thiệu bối cảnh của dự án. Bạn có thể thêm tài liệu tham khảo và số liệu thống kê để thuyết phục người đọc của bạn rằng đề xuất tiếng Anh của bạn rất xứng đáng để cân nhắc.

Bạn có thể tự đặt ra các câu hỏi sau và viết các câu trả lời thành bối cảnh trong đề xuất tiếng Anh của bạn:

  • Dự án của bạn giải quyết vấn đề gì?
  • Bạn đã có thông tin gì về nó?
  • Ai đã giải quyết vấn đề này trước đây/ nghiên cứu nào đã được thực hiện về vấn đề này?
  • Tại sao nghiên cứu trước đây không đủ để giải quyết vấn đề này?

Đây cũng là là lúc bạn nên giải thích tại sao tổ chức của bạn nên giải quyết vấn đề này.

Ví dụGiải nghĩa
As we can see, the recent flood had severe impacts on our city. Several people lost their shelters and needed staples for survival. The flood blocked the national route, so many charity organizations from other cities could not access the affected. I believe that it’s high time our companies launched a CSR campaign to help those in need.Chúng ta đều thấy rằng cơn lũ gần đây đã ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến thành phố của chúng ta. Rất nhiều người đã mất nhà và cần những vật dụng cơ bản để duy trì cuộc sống. Cơn lũ đã ngăn chặn đường tiếp tế nên các tổ chức từ thiện từ các thành phố khác không thể tiếp cận những người bị ảnh hưởng. Tôi đề xuất chúng ta nên tổ chức một dự án cộng đồng để giúp những người đang gặp khó khăn.

2.3. Trình bày giải pháp trong đề xuất bằng tiếng Anh

Sau khi trình bày xong vấn đề cần giải quyết, bước tiếp theo trong đề xuất tiếng Anh là nêu lên giải pháp. Đây là lúc để giới thiệu chi tiết hơn cách tiếp cận của bạn nhằm giải quyết vấn đề đã đặt ra. Đây có thể coi là phần nội dung chính trong đề xuất tiếng Anh của bạn.

Bạn nên đề cập đến những nội dung sau khi viết proposal:

  • Timeline dự án, kèm với các mốc thời gian quan trọng.
  • Một số rủi ro liên quan đến dự án.
  • Đầu ra của dự án.
  • Các công cụ báo cáo bạn sẽ sử dụng trong suốt dự án.

Bạn có thể sẽ không đề cập đến tất cả nội dung này trong đề xuất tiếng Anh của mình, tùy thuộc vào tính chất và phạm vi dự án mà bạn có thể chọn những nội dung phù hợp. Phần này có thể sẽ là phần dài nhất và chi tiết nhất trong đề xuất tiếng Anh cho dự án của bạn, vì bạn sẽ đề cập đến tất cả các yếu tố cần thiết để đảm bảo thực hiện thành công giải pháp bạn đưa ra.

Ví dụGiải nghĩa
The communication projects for new product launching should start on June 1 by releasing the teaser to attract customers. One week, we will launch the official TVC on social media and the product to the market at the same time. Implementing this project can promote the product and gradually gain market share.Chiến dịch truyền thông cho sản phẩm mới sẽ bắt đầu từ ngày 1/6 với 1 đoạn video ngắn hé lộ về sản phẩm để thu hút khách hàng. Sau đó 1 tuần, chúng ta sẽ tung ra sản phẩm mới cùng với TVC quảng cáo chính thức qua mạng xã hội. Thực hiện dự án này sẽ giúp chúng ta quảng bá được sản phẩm và từng bước chiếm thị phần.
When carrying out this project, we may have to deal with some risks, such as the social media crisis, public indifference,…Khi thực hiện dự án, chúng ta có thể sẽ phải xử lý một số rủi to như khủng hoảng mạng xã hội, sự thờ ơ của dư luận,…
To evaluate the effectiveness of the project, we can measure the engagement on social media and traffic to the website.Để đánh giá hiệu quả của chiến dịch, chúng ta nên đo lường tương tác trên mạng xã hội và lượt truy cập vào website.

2.4. Nêu lên mục tiêu của dự án

Đưa ra ước tính về kết quả đạt được là một bước quan trọng trong việc viết đề xuất tiếng Anh của bạn. Bạn cần trình bày đầu ra của dự án: sản phẩm, chương trình, nâng cấp công nghệ, v.v.

Thể hiện mục tiêu theo mô hình smart trong đề xuất tiếng Anh

Bạn có thể tham khảo một số cách sau để đưa ra mục tiêu đầu ra của dự án khi viết proposal:

  • Sản phẩm cuối cùng hoặc mục tiêu cuối cùng của dự án của bạn.
  • Timeline dự án khi nào sẵn sàng đưa vào thực hiện.
  • Các mục tiêu SMART phù hợp với các sản phẩm mà bạn sẽ sản xuất.

Tất nhiên, trình bày vấn đề và giải pháp cho dự án của bạn là hai bước thiết yếu, nhưng việc xác định chính xác mục tiêu của bạn cho phép các bên liên quan hiểu rõ hơn về dự án.

Ví dụGiải nghĩa
The final purpose of this communication project is to increase brand awareness. This campaign is expected to drive the sales revenue increase by 3% in 2 months.Mục tiêu cuối cùng của dự án truyền thông này là tăng nhận diện thương hiệu. Chiến dịch này kỳ vọng sẽ giúp công ty chúng ta tăng doanh thu thêm 3% sau 2 tháng.

2.5. Dự trù nguồn lực để thực hiện dự án

Tiếp theo là nguồn lực cần để thực hiện dự án. Đừng quên đề cập đến những điều sau đây:

  • Ngân sách
  • Phân bổ chi phí cho các hạng mục nhỏ
  • Kế hoạch phân bổ nguồn lực

Để đề xuất nguồn lực cho dự án trong bản đề xuất tiếng Anh, bạn có thể nói như:

Ví dụGiải nghĩa
Based on my estimation, the total budget for this company event is 100 million VND, which can cover the cost of leasing venue, decoration, food,… Among those costs, the venue fee accounts for 60%.Dựa theo tính toán của tôi, tổng chi phí cho dự án công ty này là 100 triệu VND, bao gồm chi phí thuê địa điểm, trang trí, đồ ăn,… Trong đó, phí thuê địa điểm chiếm 60%.
To organize this showcase, I recommend that our company establish a team of 10 members, from the Public Relations and Sales department.Để tổ chức buổi biểu diễn này, tôi đề nghị công ty ta nên thành lập một team gồm 10 người, từ 2 phòng Quan hệ công chúng và Kinh doanh.

2.6. Kết luận bản đề xuất tiếng Anh

Viết một kết luận thuyết phục và quyết đoán để đóng lại bản đề xuất tiếng Anh cho dự án của bạn. Giống như phần tổng hợp, phần kết luận tóm tắt ngắn gọn vấn đề mà dự án của bạn giải quyết và giải pháp được đề ra để giải quyết vấn đề đó. Đừng quên nhấn mạnh hiệu quả mà dự án mang lại để đề xuất tiếng Anh của bạn thêm thuyết phục. Một ví dụ khi viết kết luận đề xuất tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo như:

Ví dụGiải nghĩa
I believe that by applying smart inventory management, we can truly solve our problem of late orders and a high rate of dissatisfied customers.Tôi tin rằng việc áp dụng công cụ quản lý tồn kho thông minh sẽ giúp chúng ta giải quyết được vấn đề trả đơn hàng muộn khiến khách hàng không hài lòng.

3. Ví dụ đề xuất tiếng Anh

Đề xuất tiếng Anh cho dự án CSR

Bạn có thể tham khảo ví dụ về cách viết proposal sau đây khi viết đề xuất tiếng Anh gửi lãnh đạo phòng:

Dear Mr. Thắng – Head of Public Relations Department,

It’s Nguyễn Phương Nga, from the communication team. To prepare for the meeting this Friday regarding our CSR project, I would like to submit my proposal for the event.

As we intend to organize a charity for the poor affected by the storm in Hà Tĩnh province, I think we should organize some activities to raise funds for this program.

I propose that we should launch a communication campaign saying that with each product sold, we will set aside 10% of the profit to raise for charity. To be more specific, we will create an advertisement through social media to spread this campaign and design a new package to highlight the message. The detailed plan is described in the attachment.

I believe that with this campaign, we can help poor people in need, which is a part of our CSR purpose. In addition, such communication campaigns can bring us a positive reputation, as well as increase brand awareness. Last but not least, several people who share sympathy for the affected will be willing to support the campaign, which can drive our sales by 20%.

In order to carry out this project, our company has to establish a team to produce the advertisement. Besides, we have to re-design the product’s package and produce it as soon as possible. In the attachment, I also put the projected budget for this campaign, which is calculated to be 100 million dong in total.

That’s a brief description of my proposal for the raising funds activities. Look forward to discussing it more at the meeting so that we can find the most wonderful ideas for the project. See you this Friday.

Best regards,

Nguyễn Phương Nga,

Communication team.

Tạm dịch bản đề xuất tiếng Anh gửi lãnh đạo:

Kính gửi anh Thắng – Trưởng phòng Quan hệ Công chúng,

Em là Nguyễn Phương Nga, ở team truyền thông. Để chuẩn bị cho cuộc họp vào thứ Sáu tuần này về dự án CSR của công ty ta, em muốn gửi đề xuất của mình cho sự kiện này.

Vì chúng ta dự định tổ chức một buổi từ thiện cho người nghèo bị ảnh hưởng bởi cơn bão ở tỉnh Hà Tĩnh, em đề xuất chúng ta nên tổ chức một số hoạt động để gây quỹ cho chương trình này.

Theo em, chúng ta nên thực hiện một chiến dịch truyền thông có nội dung chính là với mỗi sản phẩm được bán ra, chúng ta sẽ trích ra 10% lợi nhuận để gây quỹ từ thiện. Cụ thể hơn, chúng ta sẽ tạo một quảng cáo thông qua phương tiện truyền thông xã hội để lan tỏa chiến dịch này và thiết kế một bao bì mới cho sản phẩm để làm nổi bật thông điệp của chiến dịch. Kế hoạch chi tiết về dự án được trình bày trong tệp đính kèm.

Em tin rằng với chiến dịch này, chúng ta có thể giúp đỡ những người nghèo gặp khó khăn, đó là một phần trong mục đích CSR của công ty ta. Ngoài ra, các chiến dịch truyền thông như vậy có thể mang lại cho chúng em danh tiếng, cũng như tăng nhận diện thương hiệu. Cuối cùng, điều này có thể thúc đẩy doanh số bán hàng của công ty tăng 20%.

Để thực hiện dự án này, công ty phải thành lập một đội phụ trách sản xuất quảng cáo. Bên cạnh đó, chúng ta cần phải thiết kế lại bao bì của sản phẩm và sản xuất nó càng sớm càng tốt. Trong tệp đính kèm, em cũng đưa ra dự trù kinh phí cho chiến dịch này, ước tính khoảng 100 triệu đồng.

Đó là một tổng hợp ngắn gọn về đề xuất của em cho hoạt động gây quỹ lần này. Rất mong được thảo luận nhiều hơn tại buổi họp để chúng ta có thể tìm ra những ý tưởng tuyệt vời nhất cho dự án.

Trân trọng,

Nguyễn Phương Nga,

Team truyền thông.

Vậy là qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu có những loại đề xuất tiếng Anh nào và cách viết một đề xuất tiếng Anh đúng chuẩn kèm ví dụ thực tế. Hi vọng nó sẽ giúp bạn viết proposal tiếng Anh dễ dàng hơn. Để biết thêm nhiều kiến thức tiếng Anh thú vị, mời bạn ghé thăm trang web của LingoStar và đón đọc các bài viết tiếp theo.