Đánh giá

Viết email báo giá tiếng Anh là một phần cơ bản của quy trình đàm phán mà các doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện. Nếu báo giá tiếng Anh là một phần công việc của bạn, mà bạn chưa biết viết sao cho đúng thì bài viết này chính là dành cho bạn. Trong bài viết này, LingoStar sẽ giới thiệu cho bạn email báo giá tiếng Anh là gì và cách viết một email báo giá tiếng Anh đúng chuẩn.

Báo giá tiếng Anh là gì

1. Email báo giá tiếng Anh là gì?

Email báo giá tiếng Anh cũng giống như các email báo giá thông thường, nhưng nó được viết bắng tiếng Anh.

Báo giá là giá cố định mà bên bán đề xuất với bên mua và là một phần của quy trình mua sắm. Báo giá có thể cho một bộ phận riêng lẻ hoặc toàn bộ một sản phẩm. Báo giá cũng được áp dụng với cả các ngành dịch vụ. Bạn sẽ thường cần phải tạo email báo giá tiếng Anh trong các trường hợp sau:

  • Yêu cầu báo giá ban đầu từ nhà cung cấp
  • Đàm phán các điều khoản và điều kiện của báo giá (chẳng hạn như thời gian giao hàng)
  • Sửa đổi báo giá
  • Gửi báo giá cho khách hàng
  • Theo dõi email báo giá

Trong mỗi tình huống này, email báo giá của bạn phải tuân theo một cấu trúc tương tự nhau, trong phần sau chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cấu trúc của một email báo giá chuẩn nhé!

2. Cách viết một email báo giá tiếng Anh chuẩn

2.1. Các phần cần có trong một báo giá tiếng Anh

Thông thường, các email báo giá tiếng Anh sẽ gồm các phần sau:

  • Báo giá – đề cập rõ rằng bạn đang yêu cầu báo giá càng sớm càng tốt trong email.
  • Chi tiết báo giá – xác định yêu cầu báo giá gồm những phần nào
  • Các phần trong báo giá – liệt kê chính xác các sản phẩm/dịch vụ có trong báo giá. Sử dụng các gạch đầu dòng hoặc tệp đính kèm để cung cấp thông tin cụ thể.
  • Những gì không được viết trong báo giá – chẳng hạn như thỏa thuận bảo trì sản phẩm.
  • Các thông tin bổ sung – cung cấp thông tin chi tiết về bất kỳ dịch vụ bổ sung nào mà bạn có thể yêu cầu.
  • Thuyết phục khách hàng hợp tác với bạn – cung cấp chi tiết về những lợi ích khi làm việc với doanh nghiệp của bạn
  • Điều khoản kỹ thuật – nêu rõ các điều khoản của báo giá, bao gồm VAT, các điều khoản phụ thuộc lẫn nhau.
  • Thông tin liên hệ

>>> Xem thêm: 5 bước đơn giản trong cấu trúc email tiếng Anh

2.2. Cấu trúc email báo giá tiếng Anh

Cấu trúc email báo giá tiếng Anh

Email báo giá tiếng Anh có ba phần chính:

  • Dòng tiêu đề
  • Thân email
  • Phần kết

2.2.1. Tiêu đề email báo giá tiếng Anh

Email báo giá tiếng Anh phải thật rõ ràng và thể hiện chuyên nghiệp của bạn. Bạn không nên tỏ ra thân thiện, hài hước hay trang trọng trong email báo giá tiếng Anh. Điều quan trọng là dòng tiêu đề phải mang đầy đủ các nội dung chính để người nhận có thể nhận ra ngay đó là email báo giá tiếng Anh. Bạn có thể tham khảo một số cách viết tiêu đề email báo giá tiếng Anh như:

  • Request for quotation: Yêu cầu báo giá
  • Can you provide a quote for (what): Bạn có thể gửi cho tôi báo giá cho sản phẩm (…)
  • Would you like to quote?: Bạn có muốn gửi báo giá cho tôi không?
  • We need a price for (whatever you need): Chúng tôi cần báo giá cho sản phẩm (…)
  • (Company name) – Quotation request: Tên công ty – Yêu cầu báo giá

2.2.2. Nội dung email báo giá tiếng Anh

Nội dung chính của email báo giá tiếng Anh sẽ bao gồm phần giải thích chi tiết về báo giá. Bạn nên sử dụng các dấu gạch đầu dòng hoặc bảng để trình bày yêu cầu báo giá một cách hiệu quả nhất có thể.

  • We’ve reviewed your company information and wanted to invite you to quote for a project. We’ve broken our requirements down in the table below so you can see each part we need a price for: Chúng tôi đã tìm hiểu về công ty của bạn và muốn mời bạn gửi báo giá cho dự một dự án của chúng tôi. Chúng tôi đã liệt kê chi tiết các yêu cầu trong bản bên dưới để bạn có thể báo giá cho từng hạng mục.
  • I’ve attached a copy of our terms and conditions to this email. This includes our payment terms and timescales: Chúng tôi đã đính kèm các điều khoản và điều kiện cùng với email này. Nó bao gồm cả điều khoản thanh toán và thời gian dự án.

Sau đó, bạn có thể nói các yêu cầu của bạn về báo giá tiếng Anh mà doanh nghiệp bạn cần:

  • The quote should reflect the total cost of delivering all aspects of our request. We’re searching for a partner that can help us grow, smash targets, and storm sales! We want to be with you every step of your journey: Báo giá cần thể hiện được tổng chi phí vận chuyển tất cả các hạng mục mà chúng tôi yêu cầu. Chúng tôi đang tìm kiếm đối tác có thể giúp chúng tôi phát triển, đạt được những mục tiêu cao hơn và tăng doanh thu mạnh. Chúng tôi sẵn sàng giúp đỡ bạn trong quá trình xây dựng báo giá này.
  • We hope that you provide us with a quote. We’ve got contracts ready and waiting, and we’re on hand to get started ASAP: Chúng tôi hy vọng rằng công ty bạn gửi cho chúng tôi một báo giá chi tiết. Chúng tôi đã chuẩn bị sẵn hợp đồng và bạn có thể bắt đầu càng sớm càng tốt.

Bạn cũng nên cá nhân hóa email tùy theo người nhận để email báo giá tiếng Anh của mình hiệu quả hơn.

2.2.3. Kết thúc email báo giá tiếng Anh

Trong phần kết thúc email báo giá tiếng Anh, bạn cần gửi lời cảm ơn tới đối tác của mình. Bạn cũng nên đưa ra những mong muốn về các bước tiếp theo.

  • Thanks in advance for preparing your quote. I’m always here to clarify any details or answer any questions. You can contact me at any time at (insert information). Please return your quote to us by (date) to enable us to make a decision. We plan to assess submissions and appoint a supplier by (date): Tôi xin được cảm ơn trước vì bản báo giá tiếng Anh của bạn. Tôi luôn sẵn sàng giải đáp các thắc mắc liên quan của bạn. Bạn có thể liên hệ với tôi bất cứ lúc nào (thông tin liên lạc). Phiền bạn gửi lại báo giá tiếng Anh của bạn cho chúng tôi trước (ngày) để chúng tôi có thể đưa ra quyết định. Chúng tôi dự định đánh giá các bên dự thầu và chỉ định nhà cung cấp trước (ngày)

Đừng quên thêm một lời chào lịch sự ở cuối (kind regards, best regards, etc.), đọc lại và sau đó nhấn gửi!

3. Ví dụ email báo giá tiếng Anh

Trong phần này, chúng tôi sẽ đưa ra cho các bạn 2 ví dụ về cách viết email yêu cầu báo giá tiếng Anh và email báo giá tiếng Anh để cho bạn tham khảo.

3.1. Viết email yêu cầu gửi báo giá tiếng Anh

Email yêu cầu báo giá tiếng Anh

Email yêu cầu báo giá tiếng Anh là email bạn có thể gửi cho nhiều nhà cung cấp một lúc. Trong email yêu cầu báo giá tiếng Anh, bạn cần giải thích các yêu cầu của bạn kèm theo lý do. Email yêu cầu báo giá có nội dung và cấu trúc cũng tuân thủ các bước được nêu ở trên. Sau đây là một ví dụ cụ thể về email yêu cầu gửi báo giá tiếng Anh đúng chuẩn trong thực tế:

Hi (Recipient’s name),

My name is (your name), and I work at (company). We’re looking for a new partner to provide (what you’re seeking a quote for).

Are you interested in providing a quote for this work? I’ve detailed our requirements below:

  • Add details here, including a full list of requirements, quantity, delivery timescales, etc.

We seek to appoint a long-term partner to support our growth plans. We would welcome your quotation and suggestions for how we could work together!

We’ve asked several companies to provide us with a quotation and have a deadline of (date) for all replies. Please provide us with a quote (detail the format).

You can contact me to ask any questions or clarify details on (contact details). We look forward to receiving your quote.

Kind regards,

(Your name)

Tạm dịch mẫu email yêu cầu báo giá tiếng Anh:

Xin chào (Tên người nhận),

Tên tôi là (tên của bạn), nhân viên phụ trách mời thầu của công ty (tên công ty). Chúng tôi đang tìm kiếm một đối tác mới để cung cấp (những gì bạn cần).

Tôi mong nhận được báo giá của công ty bạn cho đầu việc này?

Cụ thể, công ty tôi có một số yêu cầu sau cho sản phẩm (…):

  • Mô tả các yêu cầu, số lượng, thời gian giao hàng, v.v.

Chúng tôi mong muốn tìm kiếm một đối tác lâu dài để hỗ trợ các kế hoạch tăng trưởng của chúng tôi. Chúng tôi mong nhận được báo giá và đề xuất của công ty bạn để chúng ta có thể hợp tác với nhau!

Ngoài ra, chúng tôi cũng gửi yêu cầu báo giá cho một số công ty khác để có cơ sở tham chiếu và chúng tôi mong nhận được câu trả lời trước (ngày). Phiền bạn cung cấp cho chúng tôi báo giá (chi tiết định dạng).

Bạn có thể liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần làm rõ chi tiết về (chi tiết liên hệ).

Chúng tôi mong nhận được báo giá của bạn.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

3.2. Viết email báo giá tiếng Anh

Ví dụ về email báo giá tiếng Anh này khá đơn giản vì nó chỉ yêu cầu duy nhất một điều – giá cả.

Nếu muốn, bạn có thể cung cấp biểu giá dự kiến và so sánh với giá của các nhà cung cấp khác. Nếu bạn mua số lượng lớn, bạn có thể hỏi thêm về các chính sách giảm giá hoặc ưu đãi đặc biệt mà bạn có thể nhận được.

Hi (Recipient’s name),

I’m contacting you from (company name). We’re interested in purchasing (number) of (product). (You should add how many of each, the product number, etc.)

Can you please provide us with a quote?

As part of your quote, can you provide details of any incentives and bulk buy discounts we may be entitled to?

We’re contacting several suppliers and have set a deadline for responses of (insert date). Can you provide your terms and conditions, delivery schedule, and price?

I look forward to hearing from you.

Best regards,

(Your name)

Tạm dịch email báo giá tiếng Anh:

Xin chào (Tên người nhận),

Tôi đến từ công ty (tên công ty). Chúng tôi đang có nhu cầu mua (số lượng) của (sản phẩm). (Bạn nên thêm số lượng từng loại, số sản phẩm, v.v.)

Phiền bạn cung cấp cho chúng tôi một báo giá chi tiết về các sản phẩm trên được không?

Ngoài ra, chúng tôi cũng quan tâm đến các chính sách ưu đãi và giảm giá khi mua số lượng lớn mà chúng tôi có thể được áp dụng.

Chúng tôi đang liên hệ với một số nhà cung cấp khác và đã hẹn thời hạn trả lời là (ngày). Chúng tôi mong có thể nhận được báo giá của công ty bạn, trong đó bao gồm các điều khoản, lịch giao hàng và giá cả trước thời hạn trên.

Tôi mong nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

Bài viết hướng dẫn bạn cách viết email báo giá tiếng Anh đúng chuẩn. Hi vọng nó sẽ hỗ trợ công việc của bạn dễ dàng và thuận lợi hơn. Để biết thêm nhiều kiến thức tiếng Anh giao tiếp hay và thú vị, mời bạn đón đọc các bài viết tiếp theo trên website LingoStar nhé!