3.7/5 - (9 bình chọn)

Soạn thảo và gửi email mời họp tiếng Anh là một trong những mục quan trọng nhất khi chuẩn bị cho cuộc họp của bạn. Nó thông báo cho người của mọi người tham dự về các nội dung cuộc họp cũng như những yêu cầu khác khi đi họp. Trong bài viết này, LingoStar sẽ hướng dẫn bạn cách viết một thư mời họp bằng tiếng Anh đúng chuẩn. Cho dù sự kiện của bạn là một cuộc họp trang trọng hay buổi họp mặt không chính thức, thì bạn có đều có thể tham khảo những mẫu thư mời tham dự hội thảo bằng tiếng Anh này.

Email mời họp tiếng Anh chuyên nghiệp

Thân bài:

1. Cấu trúc email mời họp tiếng Anh chuyên nghiệp

Cũng giống như các cấu trúc email tiếng Anh thông thường khác, email mời họp tiếng Anh cũng có 5 bước chính. Trong phần đầu tiên này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các bước để tạo nên một thư mời họp bằng tiếng Anh.

1.1. Bước 1: Tạo dòng tiêu đề của email mời họp tiếng Anh

Một khảo sát cho thấy rằng 34% người nhận mở email dựa trên dòng chủ đề. Vậy nên, chủ đề của email mời họp tiếng Anh của bạn phải rõ ràng và ngắn gọn, chỉ bao gồm những gì cần thiết để giới thiệu cuộc họp. Bạn có thể tham khảo một số cách viết tiêu đề cho email mời họp tiếng Anh như:

  • “Important marketing team meeting”: Cuộc họp quan trọng team marketing
  • “Project kickoff on Friday at noon”: Họp khởi động dự án trưa thứ 6 tuần này
  • “Meeting to welcome the new VP”: Cuộc họp giới thiệu phó giám đốc mới của công ty

Ngày nay, nhiều người lựa chọn check email thông qua điện thoại di động. Do đó, bạn cũng nên cân nhắc đến xu hướng này khi viết tiêu đề cho email mời họp tiếng Anh. Vì màn hình di động chỉ có không gian cho một số ký tự hạn chế. Vậy nên, tối ưu nhất, dòng chủ đề thư mời họp bằng tiếng Anh của bạn nên ngắn gọn không quá 41 ký tự (khoảng 7 từ). Làm vậy sẽ giúp email mời họp tiếng Anh của bạn nổi bật hơn trong hòm thư của người nhận.

1.2. Bước 2: Nêu thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp

Tiếp theo trong email mời họp tiếng Anh, bạn cần thông báo cho người tham dự ngày giờ diễn ra cuộc họp. Bạn nên lựa chọn thời điểm thuận tiện nhất cho người tham dự, tránh lên lịch họp vào đầu hoặc cuối ngày, đặc biệt nếu cuộc họp có thể kéo dài. Và nếu cuộc họp diễn ra trực tuyến, thì bạn cần phải cân nhắc cả múi giờ của các thành viên tham dự.

Cuộc họp sẽ diễn ra trong bao lâu?

Mọi người có thể có lịch trình dày đặc và các cuộc họp liên tiếp, đặc biệt trong trường hợp các cuộc họp đó diễn ra trực tuyến và không yêu cầu thời gian đi lại. Vì thế, bạn nên nói rõ về thời lượng dự kiến của cuộc họp. Khi ước tính thời gian kết thúc, bạn nên tính rộng rãi hơn một chút vì mọi người sẽ thích được về sớm hơn là tan muộn.

Cuộc họp sẽ được tổ chức ở đâu?

Nếu cuộc họp diễn ra trực tuyến, bạn cần nói cho người tham dự biết cách tham gia kèm với đường link cuộc họp. Nếu gặp trực tiếp, hãy cung cấp địa chỉ (và phòng họp, nếu cần), trừ khi tất cả những người được mời đều biết địa điểm họp.

1.3. Bước 3: Nêu mục đích cuộc họp

Bạn có thể mở đầu nội dung email mời họp bằng tiếng Anh bằng cách nêu rõ mục đích của cuộc họp. Ngay cả khi đó là cuộc họp bắt buộc hay cuộc họp định kỳ, thì thông báo mục đích cuộc họp sẽ giúp mọi người đến họp với một tâm thế sẵn sàng hơn.

Bạn nên thể hiện mục đích cuộc họp trong email mời họp tiếng Anh của mình qua một vài câu đơn giản như:

  • Please join us on Tuesday, June 6, from 9–10 a.m. to discuss the next phase of the Thang Long project: Mời bạn tham dự cuộc họp vào Thứ 3, ngày 6/6. từ 9-10h sáng. Chúng ta sẽ thảo luận về dự án Thăng Long.
  • This will be our year-end meeting, so we’ll discuss our annual growth and plans for the next fiscal year: Đây sẽ là cuộc họp tổng kết năm của chúng ta, vì vậy chúng ta sẽ thảo luận những điều đã làm được trong năm qua và lên kế hoạch cho năm sau.

1.4. Bước 4: Chia sẻ lịch trình khi viết email mời họp tiếng Anh

Trong các mẫu thư mời tham dự hội thảo bằng tiếng Anh đều có phần nêu nội dung cuộc họp. Bạn không cần phải đi quá chi tiết, nhưng hãy đề cập đến các chủ đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp. Bạn có thể tham khảo một số cách chia sẻ lịch trình cuộc họp trong email mời họp bằng tiếng Anh như:

“We’ll be discussing bonus structures for next year, recognizing goal achievers for this quarter, and going over the needs of our top clients.”: Chúng ta sẽ thảo luận về cơ chế tiền thưởng vào năm sau, tuyên dương các cá nhân xuất sắc trong quý này và đi qua yêu cầu của các khách hàng key.

Đối với các cuộc họp trang trọng hơn hoặc các cuộc thảo luận chuyên sâu, bạn có thể thêm gửi nội dung chương trình dưới dạng tệp đính kèm để có thể miêu tả chi tiết hơn.

1.5. Bước 5: Yêu cầu người tham dự phản hồi lại email mời họp tiếng Anh của bạn

Một trong những mục đích khi bạn gửi email mời họp tiếng Anh là để biết số lượng người tham dự. Hầu hết mọi người sẽ không trả lời nếu không có lời nhắc, vì vậy bạn nên thêm một lời yêu cầu nhỏ vào cuối email mời họp tiếng Anh. Phần lưu ý nên bao gồm thời hạn trả lời. Điều này giúp bạn tránh nhận được tất cả các câu trả lời cho email cuộc họp của mình vào phút cuối.

Một cách khác để biết được số lượng người tham dự cuộc họp là bạn có thể gửi lời mời thông qua Google Calender và người nhận sẽ được hỏi xác nhận về tính trạng của họ tham dự/ không tham dự hay cân nhắc. Nhờ vậy, bạn có thể xác định được số người tham gia.

Email mời họp tiếng Anh qua Google Calendar

1.6. Thêm chữ ký email và logo công ty

Đây là bước cuối cùng trong email mời họp tiếng Anh của bạn. Bạn đã mời mọi người tham gia cuộc họp, cho họ biết thời gian và địa điểm cuộc họp sẽ diễn ra, đồng thời đề cập đến những điều cuộc họp sẽ thảo luận. Cuối cùng, bạn nên kết thúc bằng một chữ ký email chuyên nghiệp.

Chữ ký nên bao gồm tên đầy đủ, chức vụ và tên công ty của bạn (đồng thời liên kết với trang web của công ty – đó là một cách tuyệt vời để giới thiệu công của bạn với những người quan tâm). Nếu bạn có bất kỳ liên kết lên lịch nào, hãy thử hướng chúng đến các trang có thương hiệu để có trải nghiệm thương hiệu liền mạch.

>>> Xem thêm: Cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh nâng cao cơ hội trúng tuyển 100%

2. Cách gửi email mời họp tiếng Anh hiệu quả

Bạn có hai lựa chọn khi gửi email mời họp tiếng Anh:

Viết nội dung chính trong phần thân của email mời họp tiếng Anh hiệu quả

Hầu hết các thư mời họp bằng tiếng Anh qua email sẽ áp dụng cách này. Bạn có thể viết đơn giản như các email thông thường hoặc trình bày chuyên nghiệp hơn qua Mailchimp hoặc Constant Contact. Tuy nhiên, bạn vẫn nên sử dụng Google Calender để lên lịch, cuộc họp sẽ tự động sao chép vào lịch của người tham dự. Nhờ đó mà người tham dự có thể tìm kiếm email một cách dễ dàng hơn.

Gửi thông tin dưới dạng PDF đính kèm

Khi gửi email mời họp tiếng Anh trang trọng hơn, bạn có thể thiết kế thư mời và gửi dưới dạng PDF. Việc đưa các thông tin chính vào file PDF sẽ giúp email ngắn gọn hơn. Nhờ vậy, những thông tin quan trọng như đường link tham dự sẽ nhận được nhiều sự chú ý hơn.

Đính kèm lời mời vào email mời họp tiếng Anh

3. Mẫu thư mời tham dự hội thảo bằng tiếng Anh qua email

Trong phần trước bạn đã được tìm hiểu về cấu trúc của một email mời cuộc họp tiếng Anh, bây giờ, chúng ta hãy cùng xem, một thư mời họp bằng tiếng Anh qua email trong thực tế sẽ được viết như thế nào nhé:

3.1. Ví dụ 1: Email mời cuộc họp tiếng Anh trang trọng

Khi tổ chức một cuộc họp trang trọng, đây là một ví dụ mẫu thư mời tham dự hội thảo bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo:

From: Nguyễn Thu Phương

Subject: ABC Company upcoming AGM

Dear shareholders,

As the time for ABC Company’s annual general meeting approaches, we’d like to thank you for your ongoing support. We hope you will attend this year’s meeting, which we have scheduled for June 3, 2023, at 9 a.m. on Zoom. You’ll find the link here.

We’ve attached a meeting agenda to this email so you know what to expect. The meeting will cover the following key topics:

  • Elections to fill this year’s board openings
  • Votes on shareholder proposals
  • Annual financial reports
  • New developments

We expect the meeting will last about 2. Please let us know if you can attend by clicking this link by June 1, as we need a quorum to hold the meeting as scheduled.

Thank you for your time, and we hope to see you on June 3.

Kind regards,

Nguyễn Thu Phương

Business Development Manager

ABC company.

Tạm dịch email mời họp tiếng Anh trang trọng:

Từ: Nguyễn Thu Phương

Tiêu đề: Thư mời đại hội cổ đông công ty cổ phần ABC

Kính thưa quý cổ đông,

Hội đồng quản trị công ty cổ phần ABC xin trân trọng kính mời quý cổ đông tới tham dự cuộc họp cổ đông thường niên của công ty ABC. Cuộc họp sẽ được tổ chức vào ngày 3/6/2023, lúc 9h sáng online qua Zoom. Bạn có thể truy cập đường link tham gia cuộc họp ở đây.

Trong cuộc họp này, chúng ta sẽ thảo luận một số nội dung chính như sau:

  • Bầu cử cho các vị trí trống trong hội đồng quản trị
  • Biểu quyết về các đề xuất của cổ đông
  • Báo cáo tài chính hàng năm
  • Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

Cuộc họp dự kiến sẽ kéo dài khoảng 2h. Vui lòng thông báo cho chúng tôi biết bạn có thể tham dự cuộc họp bằng cách truy cập vào liên kết này trước ngày 1/6.

Cảm ơn bạn rất nhiều và chúng tôi hy vọng sẽ được gặp bạn vào ngày 3 tháng 3 tới đây.

Trân trọng,

Nguyễn Thu Phương

Giám đốc phát triển kinh doanh

Công ty cổ phần ABC.

3.2. Ví dụ 2: Email mời họp thân mật

Với các cuộc họp thân mật hơn, bạn có thể tham khảo ví dụ email mời họp tiếng Anh sau đây:

From: Lê Anh Quân

Subject: CSR project kick-off meeting, Friday 6.29

Hi team,

I’m happy to welcome you all to our department’s social media outreach project. We’ve got a great team set up, and I’m looking forward to seeing what we accomplish together.

Please join me on Friday, June 29, for a kick-off meeting at 10 a.m. We’ll meet in the third-floor conference room for about two hours. Water and light refreshments will be provided.

Come prepared with any questions you have about the project. We’ll discuss overall strategy, goals, and timelines, and everyone will receive their initial assignments.

So that we have an accurate headcount, please use this Google Calendar link and accept your invitation to the meeting. I scheduled the meeting based on everyone’s availability in Google Calendar, but if anything has changed, let me know by Wednesday at the latest.

Can’t wait to get this project off the ground!

Thank you all,

Quân

Public Relations Manager

Tạm dịch mẫu email mời họp tiếng Anh thân mật:

Từ: Lê Anh Quân

Chủ đề: Cuộc họp khởi động dự án CSR, Thứ Sáu ngày 29 tháng 6

Dear cả team,

Sắp tới, công ty chúng ta sẽ tổ chức một dự án cộng đồng và phòng ta chịu trách nhiệm chính. Phòng ta đã cử một nhóm chuyên trách cho dự án quan trọng này.

Tôi sẽ tổ chức một cuộc họp khởi động dự án CSR vào Thứ Sáu, ngày 29 tháng 6, lúc 10 giờ sáng. Chúng ta sẽ gặp nhau ở phòng họp tầng 3. Cuộc họp dự kiến sẽ kéo dài 2h. Để tăng sự hiệu quả cho buổi họp, tôi đã chuẩn bị nước và đồ ăn nhẹ cho các bạn.

Hãy chuẩn bị các câu hỏi và những ý tưởng hay để chúng ta sẽ cùng thảo luận trong cuộc họp. Các nội dung chính của cuộc họp bao gồm chiến lược tổng thể, mục tiêu và thời gian biểu, và mọi người sẽ nhận nhiệm vụ của mình.

Để tôi nắm được số lượng thành viên đi họp, bạn hãy ấn đường link Google Calendar này và chấp nhận lời mời tham dự cuộc họp. Nếu có gì thay đổi, hãy báo cho tôi biết muộn nhất vào thứ Tư.

Rất nóng lòng cho dự án tuyệt vời này của chúng ta!

Cảm ơn tất cả mọi người,

Quân

Giám đốc quan hệ công chúng.

4. Mẫu email mời họp tiếng Anh

Để bạn thuận tiện hơn trong quá trình soạn thảo email mời họp tiếng Anh, chúng tôi đã rút ra mẫu chung cho 2 hai tình huống trang trọng và thân mật để bạn có thể áp dụng chúng một cách linh hoạt.

Mẫu email mời họp tiếng Anh 1: Cuộc họp trang trọng

Hello [invitee group],

I hope this email finds you well. I’m writing to invite you to a meeting on [day and date] at [time] to discuss [topic].

The meeting will take place at/on [location/videoconference platform] and will last about [number] hours. An agenda for the meeting is attached. The most important topics for discussion include:

  • [meeting agenda item 1]
  • [meeting agenda item 2]
  • [meeting agenda item 3]

Please click this link to confirm whether you will attend. We ask that you reply no later than [date and time] so we can plan effectively.

Regards,

[Your name]

[Your role and contact info]

[Company name]

Mẫu email mời họp tiếng Anh 2: Cuộc họp thân mật

Với những cuộc họp với những người thân thiết hơn, bạn có thể sử dụng mẫu email mời họp tiếng Anh sau:

Hi [recipient],

I hope you’re doing well. It’s time for us to meet to discuss [topic]. I looked at everyone’s availability on Calendly, and it looks like [date] at [time] will work best for everyone. Let’s meet at/on [location/platform]. We’ll need about [length of meeting]. In that time, we should be able to cover:

  • [topic 1]
  • [topic 2]
  • [topic 3]

Please use this link to let me know whether you’ll be able to make it. I look forward to seeing you all.

Kind regards,

[your name]

[Your role and contact info]

Bài viết đã tổng hợp nhanh cách viết email mời họp tiếng Anh và đưa ra 2 ví dụ về thư mời họp bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo trong thực tế. Hi vọng bài viết sẽ giúp bạn thực hiện công việc của mình dễ dàng hơn. Để tìm hiểu thêm nhiều kiến thức thú vị về chủ đề tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm, mời bạn ghé thăm website LingoStar và đón đọc các bài viết tiếp theo nhé!