Đánh giá

Ngày nay, nhiều công việc đòi hỏi ứng viên phải có một trình độ tiếng Anh khá trở lên. Để nộp hồ sơ vào các vị trí như vậy, bạn cần chuẩn bị CV bằng tiếng Anh và sẵn sàng viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh. Trong bài viết này, LingoStar sẽ giới thiệu cho các bạn cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh chuẩn và trúng để bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng nhé!

Cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh

1. Viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh là gì?

Có một số công ty cho phép ứng viên điền thông tin ứng tuyển qua form hoặc qua hệ thống của công ty mình, tuy nhiên viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh vẫn là cách thông dụng nhất. Trong trường họp này, phía nhà tuyển dụng thường sẽ hướng dẫn bạn cách gửi email xin việc thông qua thông báo tuyển dụng. Các thông tin cụ thể bao gồm những giấy tờ, tài liệu bạn cần gửi cho công ty, địa chỉ email của công ty và thậm chí có cả quy định về tiêu đề.

1.1. Những thông tin cần có khi viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh

Khi viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh, bạn sẽ phải để ý đến 3 yêu cầu chính. Đó là dòng tiêu đề rõ ràng; nội dung email trong đó bạn giới thiệu bạn là ai, các thông tin liên quan đến bạn và mức độ quan tâm của bạn đối với công việc này; và cuối cùng không thể thiếu các file tài liệu đi kèm.

Khi tìm hiểu cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh, bạn sẽ thấy thông thương có 2 cách viết như sau:

  • Thư xin việc ngắn gọn: Nếu bạn chọn đính kèm thư xin việc (Cover letter) của mình, hãy cân nhắc viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh có nội dung ngắn gọn, xúc tích, chủ yếu là để nhà tuyển dụng hoặc người quản lý hiểu được các kinh nghiệm và kỹ năng mà bạn có.
  • Thư xin việc đầy đủ: Nếu bạn không đính kèm file thư xin việc, bạn có thể trình bày các nội dung đó luôn vào phần thân khi viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh. Nếu bạn chọn phương án này, nội dung email xin việc sẽ đóng vai trò như thư xin việc của bạn.

1.2. Bạn nên đính kèm những tài liệu gì khi viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh

Để biết nên đính kèm những tài liệu gì khi viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh, bạn cần đọc kỹ lại bản mô tả công việc và xem các có yêu cầu về tài liệu gì không. Ngoài ra, bạn cũng phải chú ý yêu cầu về định dạng và cách đặt tên của các file đính kèm. Thông thường, cách viết email xin việc bằng tiếng Anh sẽ bao gồm file quan trọng nhất là CV/Resume, đôi khi có thêm Cover letter, Portforlio, hay ảnh chụp các văn bằng chứng chỉ mà bạn có.

Một số lưu ý khi đính kèm tài liệu trong cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo:

  • Bạn có thể tạo QR nếu không gian trong CV không đủ để thể hiện toàn bộ các nội dung mà bạn muốn nhà tuyển dụng biết.
  • Nếu như bạn ứng tuyển vị trí designer và muốn gửi nhiều file hình ảnh/video mà mình đã thiết kế thì bạn nên nén vào file zip. Bạn không nên gửi file nặng hơn 300KB, bởi lẽ file nặng sẽ có khả năng rơi vào spam cao hơn.
Đính kèm tệp khi viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh

2. Cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh

Trước khi bắt tay vào viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh, bạn nên dành một chút thời gian xem lại mô tả công việc, xác định kinh nghiệm và kỹ năng mà trong yêu cầu công việc mà bạn có. Những chi tiết này sẽ nguyên liệu để bạn viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh thuyết phục hơn.

Khi bạn đã thu thập được tất cả các thông tin liên quan, giờ là lúc bắt đầu soạn thảo theo các bước sau đây.

>>> Xem thêm: 5 bước đơn giản trong cấu trúc email tiếng Anh

2.1. Cách viết tiêu đề email gửi CV

Cách viết tiêu đề email gửi CV nêu rõ lý do bạn viết email này. Một số thông báo tuyển dụng sẽ quy định rõ Cách viết tiêu đề email gửi CV. Nếu không có quy định nào liên quan, bạn nên viết một dòng tiêu đề rõ ràng nêu rõ lý do viết email và tên của bạn. Ví dụ, “Application: Position Title, Your Name” hay “Application for Position Title: Your name.” Cách viết tiêu đề email gửi CV rõ ràng ngắn gọn là yếu tố đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn vào bạn, vì thế bạn không nên coi nhẹ dòng tiêu đề này.

Check list các mục khi viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh

2.2. Gửi lời chào khi viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh

Trước khi viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh, bạn nên xem lại mô tả công việc để xem công ty muốn bạn gửi email cho phòng nhân sự hay một người phụ trách trực tiếp nào đó. Nếu không, bạn có thể tìm kiếm thông tin về người quản lý tuyển dụng bằng cách tra chức danh của họ trên trang LinkedIn của công ty. Nếu bạn vẫn không tìm được, hãy giữ lời chào chung chung bằng một câu đơn giản như “To Whom It May Concern” hoặc “Dear [Department] Hiring Team.”.

2.3. Giới thiệu bản thân đầu tiên

Khi viết email giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh, bạn nên trực tiếp giới thiệu bản thân trong câu đầu tiên sau lời chào. Sau đó, bạn cần mô tả cho nhà tuyển dụng biết về các kinh nghiệm làm việc mà bạn có hoặc những gì bạn hiện đang làm, và bạn đang viết thư để ứng tuyển vào vị trí nào của công ty. Nếu ai đó giới thiệu bạn ứng tuyển công việc này, bạn cũng nên đề cập luôn trong email ứng tuyển.

2.4. Chuyển thể các thông tin trong cover letter của bạn thành nội dung email.

Phần nội dung của cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh có thể là toàn bộ cover letter (nếu bạn chọn không đính kèm) hoặc một phiên bản rút gọn của nó (nếu bạn chọn đính kèm). Như với một lá thư xin việc tiêu chuẩn, bạn sẽ trình bày các kinh nghiệm của mình, sự phù hợp của bạn với ví trị đang ứng tuyển và bất kỳ thành tích nào sẽ giúp ích cho công việc.

2.5. Kết thư thật chi tiết

Khi bạn viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh, phần kết cần nhắc lại những gì bạn muốn và lý do tại sao bạn quan tâm đến vị trí tại công ty cụ thể này. Ngoài ra, bạn cũng nên liệt các tài liệu bạn đã đính kèm trong email và cho nhà tuyển dụng biết,bạn sẵn sàng cho các bước tiếp theo.

2.6. Chữ ký email khi viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh

Chữ ký trong email của bạn cần bao hàm đầy đủ các thông tin liên lạc như tên đầy đủ, số điện thoại và email. Bạn cũng có thể đính kèm đường dẫn tới trang web hay linkedin của mình để nhà tuyển dụng có thể cách để liên lạc với bạn.

>>> Xem thêm: Tạo chữ ký trong Gmail

2.7. Đính kèm các file tài liệu

Mọi công sức viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh của bạn sẽ đổ ra sông ra biển nếu như bạn quên không đính kèm các file tài liệu liên quan. Vậy nên, đừng quên đính kèm tất cả các file được yêu cầu trong thông báo tuyển dụng và để chúng ở đúng định dạng như yêu cầu nhé.

2.8. Đọc lại cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh của mình trước khi nhấn nút gửi

Hẹn giờ gửi mail khi viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh

Bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng đó là đọc lại một lượt để tránh bất kỳ lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp nào. Giống như một bức thư xin việc trang trọng, bạn cũng muốn email của mình hoàn hảo nhất để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Thế nên, đừng vì vội vàng mà bỏ qua bước này nhé!

>>> Xem thêm: 6 điều cần biết về cách deal lương bằng tiếng Anh cho người đi làm

2.9. Nhập địa chỉ email và hẹn lịch gửi:

Bạn nên nhập địa chỉ người nhận cuối cùng, bởi lẽ trong quá trình viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh, nếu như bạn có lỡ tay ấn gửi thì mọi chuyện cũng không quá nghiêm trọng.

Nếu như bạn soạn email vào buổi tối hay ngày nghỉ, bạn có thể cài đặt lịch gửi mail tự động. Cài lịch gửi mail tự động vừa giúp bạn không bị quên, vừa giúp bạn tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn trong mắt nhà tuyển dụng.

3. Các ví dụ về cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh

Trong phần 3 này, LingoStar sẽ giới thiệu đến bạn 2 ví duk về cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh. Chúng tôi lựa chọn 2 cách viết dành cho 2 đối tượng khác nhau, đó là một sinh viên mới tốt nghiệp với ít kinh nghiệm và một từ một ứng viên đang trong đà phát triển của sự nghiệp muốn tìm kiếm một cơ hội thăng tiến.

3.1. Cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh dành cho sinh viên mới ra trường

[Subject line] Application: Junior Trade Marketing, Nguyen Thu An

Dear Marketing Hiring Team,

My name is Nguyen Thu An. Through Ybox, I learn that ABC company is currently recruiting for a junior in the Trade Marketing department, and I’m writing to apply for this position. I recently graduated from Foreign Trade University (FTU) with my BA in Digital Marketing.

I’ve been especially impressed with ABC company’s wonderful marketing strategy to engage customers. During my time at FTU, I took part in a student club while completing two separate internships, one at the creative agency X and the other at Corporation Z, both as a member of the Marketing department.

During my internships I:

  • Meet with clients to listen to their problems and requirements.
  • Work in a team to propose marketing strategies for our customers, who have problems with enhancing customer experience.
  • Support our clients to implement those strategies.

I appreciate the challenge of bringing an idea to enhance customer satisfaction, and I’m interested in applying my experience to your company’s needs. I’m an organized team player with strong attention to detail, traits that will serve me well at X.

I’ve attached my resume and my certificate of completing the Trade Marketing course taught by Coursera. I’m available to discuss my experience and skills at your convenience.

Sincerely,

Nguyen Thu An.

Tạm dịch:

[Tiêu đề] Ứng tuyển: Nhân viên phòng Trade Marketing, Nguyễn Thu An

Kính gửi Bộ phận tuyển dụng Marketing,

Em tên là Nguyễn Thu An. Thông qua Ybox, em được biết Công ty ABC hiện đang tuyển dụng nhân viên bộ phận Trade Marketing, vậy nên, em viết email này để ứng tuyển. Em vừa tốt nghiệp Đại học Ngoại Thương (FTU) với bằng Cử nhân Digital Marketing.

Qua tìm hiểu, em đặc biệt ấn tượng với chiến lược marketing tuyệt vời của Công ty ABC trong việc thu hút khách hàng và mang đến cho họ một trải nghiệm tốt nhất. Trong thời gian ở FTU, em đã tham gia một câu lạc bộ sinh viên và hoàn thành hai kỳ thực tập riêng biệt, một tại Công ty sáng tạo X và một tại Tổng công ty Z, cả hai đều với vai trò là thành viên của phòng Marketing.

Trong quá trình thực tập em:

  • Gặp gỡ khách hàng để lắng nghe các vấn đề và yêu cầu của họ.
  • Làm việc theo nhóm để đề xuất các chiến lược marketing cho khách hàng của Công ty, đang gặp khó khăn trong việc nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
  • Hỗ trợ khách hàng thực hiện các chiến lược đó.

Em đánh giá cao thử thách đưa ra ý tưởng nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng và em quan tâm đến việc áp dụng kinh nghiệm của mình vào nhu cầu của Công ty bạn. Em có kỹ năng làm việc nhóm tốt và rất chú ý đến chi tiết. Em hi vọng những đặc điểm này sẽ giúp ích cho em rất nhiều tại X.

Em đã đính kèm CV và chứng chỉ hoàn thành khóa học Trade Marketing do Coursera giảng dạy. Em rất mong có cơ hội để chia sẽ thêm với Công ty về kinh nghiệm và kỹ năng của mình một cách chi tiết hơn.

Trân trọng,

Nguyễn Thu An.

3.2. Cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh cho người đi làm lâu năm

[Clear subject line] Demand Planning Manager: Nguyen Van Hung

Dear Mr. Nguyen Trung Kien,

I’m writing to apply for the Demand Planning Manager at ABC company. My name is Nguyen Van Hung and I have over six years of experience working as a Senior Planner for 2 FMCG brands.

Most recently, I’ve been working as a demand planner at X, a company dedicated to serving packed biscuits to customers. I handle the demand forecast for 2 lines of biscuits. I regularly develop a data-driven tool to support my work and my colleagues as well. For instance, my Excel tool helps to improve forecast accuracy by 3%.

I’ve appreciated my time at X, but I’m eager to continue growing in my career. I’m now interested in finding a Demand Planning Manager role at a company that prioritizes agility and customer experience. I believe that opportunity at ABC is where I can apply all of my knowledge and skills to contribute to the company’s success.

I’ve attached my resume and a more in-depth cover letter. I look forward to discussing this role in more detail.

Best regards,

Nguyen Van Hung.

Tạm dịch:

[Dòng tiêu đề] Trưởng phòng Demand Planning: Nguyễn Văn Hùng

Anh Nguyễn Trung Kiên thân mến,

Tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí Trưởng phòng Demand Planning tại Công ty ABC. Tôi tên là Nguyễn Văn Hùng, tôi có hơn 6 năm kinh nghiệm làm Senior Planner cho 2 thương hiệu FMCG.

Gần đây nhất, tôi đang làm nhân viên thuộc phòng Demand Planning tại Công ty X, một Công ty chuyên cung cấp bánh quy đóng gói cho khách hàng. Tôi chịu trách nhiệm dự báo nhu cầu cho 2 dòng bánh quy. Tôi thường xuyên phát triển một số công cụ dựa trên dữ liệu để hỗ trợ công việc của tôi cũng như đồng nghiệp. Chẳng hạn, công cụ Excel của tôi giúp cải thiện độ chính xác của dự báo lên thêm 3%.

Tôi đánh giá cao thời gian làm việc tại X, nhưng tôi mong muốn tiếp tục phát triển trong sự nghiệp của mình. Hiện tôi đang quan tâm đến việc tìm kiếm vai trò Trưởng phòng Demand Planning tại một Công ty ưu tiên tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng. Tôi tin rằng cơ hội là ở ABC là nơi tôi có thể áp dụng tất cả kiến thức và kỹ năng của mình để đóng góp vào thành công của Công ty.

Tôi đã đính kèm CV của mình và một bản cover letter chi tiết hơn. Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận kỹ hơn với Công ty về vị trí này.

Trân trọng,

Nguyễn Văn Hùng

Viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh là một trong những kỹ năng cần có đối với mọi ứng viên đang muốn tìm cho mình một công việc phù hợp. Bài viết này đã giới thiệu cho bạn cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Hi vọng những thông tin chia sẻ trong bài viết này sẽ là hành trang cho bạn trên hành trình tìm được một công việc như ý. Để biết thêm nhiều kiến thức hay và bổ ích về tiếng Anh giao tiếp, mời các bạn ghé thăm và đón đọc các bài viết tiếp theo trên trang web của LingoStar nhé!