Đánh giá

Khi tham dự các cuộc họp, chúng ta vẫn thường ghi lại các thông tin quan trọng vào một văn bản để ghi nhớ và phục vụ cho các cuộc họp sau. Văn bản ghi nhớ ấy được gọi là meeting minutes (biên bản cuộc họp). Vậy chính xác meeting minutes là gì và cách viết meeting minutes thế nào cho chuyên nghiệp nhất. Cùng LingoStar tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Meeting minutes là gì

1. Meeting minutes là gì

Đầu tiên, chúng ta cần tìm hiểu meeting minutes là gì? Meeting minutes hay còn được gọi tắt là MoM (Minutes of Meeting) có thể được hiểu là biên bản ghi lại mọi thứ đã diễn ra trong cuộc họp.

2. Mục tiêu của meeting minutes là gì

Nhiều người có thể hiểu nhầm “minutes” có nghĩa là “phút”, là bạn sẽ phải tường thuật cuộc họp từng phút một! Tuy nhiên đó không phải là điều mà một bản meeting minutes là gì cần đến, điều quan trọng là qua bản cách viết meeting minutes, người đọc có thể nắm bắt được bản chất của cuộc họp.

Tác dụng của meeting minutes là gì

Mục đích của meeting minutes là gì? Nó dùng để thông báo cho những người không tham dự cuộc họp về những gì đã xảy ra hoặc để theo dõi các quyết định được đưa ra trong cuộc họp để có thể xem lại và sử dụng nó trong các quyết định tương lai. Cụ thể, chúng ta có thể kể đến như một số mục đích của meeting minutes là gì:

  • các quyết định được đưa ra (kiến nghị được đưa ra, phiếu bầu, v.v.)
  • các bước tiếp theo được lên kế hoạch
  • xác định và theo dõi các hành động khác

Biên bản là một bản ghi hữu hình của cuộc họp cho những người tham gia và là nguồn thông tin cho các thành viên không thể tham dự. Trong một số trường hợp, biên bản cuộc họp có thể đóng vai trò là điểm tham chiếu, ví dụ:

  • khi kết quả của cuộc họp ảnh hưởng đến các hoạt động hoặc dự án khác trong công ty
  • meeting minutes có thể dùng để thông báo (hoặc nhắc nhở) các cá nhân về nhiệm vụ được giao cho họ hoặc các mốc thời gian quan trọng trong dự án

3. Cách viết meeting minutes trong các trường hợp cụ thể

Trong phần trên chúng ta đã biết được cụ thể meeting minutes là gì, bây giờ hãy cùng tìm hiểu cách viết meeting minutes đúng chuẩn được áp dụng trong các doanh nghiệp ngày nay nhé:

3.1. Cách viết meeting minutes là gì trong các cuộc họp công ty trang trọng

Meeting minutes là gì trong cuộc họp trang trọng

So với cách viết meeting minutes là gì trong các cuộc họp thông thường, các cuộc họp công ty như họp hội đồng quản trị, họp ban giám đốc,… cần một biên bản họp trang trọng hơn. Ví dụ dưới đây sẽ cho bạn thấy, trong các cuộc họp như vậy thì các phần thường có trong meeting minutes là gì:

Template meeting minutes là gìGiải thích ý nghĩa
1Call to orderFacilitated by the chair of the board. [Chair of the board’s name] called to order the regular meeting of [your organization] at [time of meeting] on [date of meeting] in [location of meeting]. The purpose of the meeting is…Khai mạcDo chủ tịch hội đồng quản trị thực hiện.[Tên chủ tịch hội đồng quản trị] khai mạc cuộc họp thường kỳ của [tên công ty] vào [thời gian họp] vào [ngày họp] tại [địa điểm họp].Mục đích của cuộc họp là…
2AttendanceFacilitated by the secretary.Secretary conducted roll call. The following persons were present: [Name]The following persons were absent: [Name]Điểm danhDo thư ký cuộc họp thực hiệnThư ký tiến hành điểm danh. Những người sau đây đã có mặt:[Tên]Những người sau đây vắng mặt:[Tên]
3Approval of minutes[Secretary’s name] read the minutes from the last meeting. The minutes were approved.Thông qua biên bản[Tên thư ký] đọc biên bản cuộc họp lần trước. Biên bản đã được thông qua.
4Open issues[Issue #1]Các vấn đề cần đưa ra quyết định[Vấn đề #1]
5New business[New business item #1]Các vấn đề mới[Vấn đề mới #1]
6Adjournment[Meeting facilitator’s name] adjourned the meeting at [time meeting ended].Tạm hoãn lại cuộc họp[Người điều khiển cuộc họp] hoãn lại cuộc họp vào [thời gian kết thúc cuộc họp]
7Action items[Job to be done #1]The next meeting will take place at [time of the next meeting]Các bước tiếp theo[Việc phải làm #1]Cuộc họp tiếp theo sẽ diễn ra vào [thời gian của cuộc họp tiếp]
8Submission and approval of meeting minutesMinutes submitted by: [Secretary’s name]Minutes approved by: [Board chair or meeting facilitator’s name]Trình và phê duyệt meeting minutes là gìBiên bản được gửi bởi: [Tên thư ký]Biên bản được thông qua bởi: [Chủ tịch hội đồng quản trị hoặc tên người điều khiển cuộc họp]

Trong ví dụ về cách viết meeting minutes trên, có một số từ vựng hay mà bạn nên biết:

  • Call to order: yêu cầu người tham dự cuộc họp ngừng các việc riêng để cuộc họp có thể bắt đầu/tiếp tục, thường được hiểu là thời điểm bắt đầu cuộc họp, khi chủ tọa chính thức tuyên bố: “The meeting will now come to order”.
  • Adjournment of meeting: có nghĩa là kết thúc cuộc họp và chuyển các nội dung còn lại chưa được thảo luận sang cuộc họp sau.

3.2. Cách viết meeting minutes là gì trong cuộc họp khách hàng

Cuộc họp với khách hàng có thể không quá trang trọng như khi họp ban giám đốc, nhưng nó vẫn cần đảm bảo tính chuyên nghiệp vì nó sẽ ảnh hưởng đến cái nhìn của khách hàng về doanh nghiệp bạn. Đồng thời, nó cũng cần thể hiện đầy đủ các nội dung thảo luận, vì nó sẽ là căn cứ để hai bên thực hiện hợp tác. Do đó, bạn có thể tham khảo ví dụ sau để biết các phần trong meeting minutes là gì giúp đảm bảo được các yếu tố trên:

Template meeting minutes là gìGiải thích ý nghĩa
1Project: [Project name]Dự án: [Tên dự án]
2Attendees: [Attendees]Người tham dự: [Thành phần tham dự]
3Date and time: [Date and time]Ngày giờ diễn ra cuộc họp: [Thời gian]
4Agenda[Topic to discuss][Objective][Key points]Nội dung cuộc họp:[Chủ đề thảo luận][Mục tiêu][Các vấn đề trọng tâm]
5Notes[Any additional important information discussed during the meeting]Chú ý[Bổ sung các thông tin quan trọng trong cuộc họp
6Outcomes[Key decisions]Kết quả[Các quyết định được đưa ra]
7Action items[Name of person responsible] [Next step]Các bước tiếp theo[Tên người chịu trách nhiệm] [Hành động]

3.3. Cách viết meeting minutes là gì trong cuộc họp dự án

Một buổi họp dự án của công ty có thể diễn ra một cách thân mật và gần gũi giữa những người đồng nghiệp. Tuy nhiên, không phải vì thế mà bạn có thể không chú trọng đến cách viết meeting minutes, bởi lẽ biên bản họp sẽ theo dõi tiến độ dự án, đảm bảo các thành viên nắm được tinh thần chung và thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

Meeting minutes là gì trong cuộc họp nội bộ

Đây là các phần trong cách viết meeting minutes cho cuộc họp dự án nội bộ mà bạn có thể tham khảo:

Template meeting minutes là gìGiải thích ý nghĩa
1Date and time: [Date and time]Thời gian: [Ngày giờ diễn ra cuộc họp]
2Present: [Attendees]Tham dự: [Những người tham dự]
3Absent: [Project members not in attendance]Vắng mặt: [Những thành viên của dự án vắng mặt]
4Location: [Place of meeting]Địa điểm: [Địa điểm diễn ra cuộc họp]
5Project: [Name of project]Dự án: [Tên dự án]
6TopicsUpdate from [team]Progress on [project]Results from previous weekNội dungCác thông tin mới đến từ [Nhóm …]Tiến độ của dự ánKết quả đạt được trong tuần trước

Cách viết meeting minutes có thể được thực hiện trên nhiều nền tảng khác nhau như Google Doc, Microsoft Office 365,… Với mỗi nền tảng, bạn cần chú ý đến cả hình thức trình bày của meeting minutes sao cho đẹp mắt nhưng vẫn thể hiện được đầy đủ nội dung của biên bản.

>>> Tham khảo: Cách trình bày meeting minutes trên các nền tảng

Bài viết đã giới thiệu meeting minutes là gì và cách viết meeting minutes là gì trong một số trường hợp cụ thể. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn hoàn thành công việc của mình dễ dàng hơn. Để biết thêm nhiều kiến thức thú vị về tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm, mời bạn ghé thăm website của LingoStar và đọc thêm nhiều bài viết hấp dẫn khác nhé!